מבחן דואר נכנס

מבחן "דואר נכנס" (נקרא גם In-Basket) נועד לבחון יכולות קבלת החלטות, ארגון נתונים וניהול זמן. הוא מועבר, במרבית המקרים, כחלק ממרכז הערכה, ובמרבית המקומות ייערך מבחן "דואר נכנס" ספציפי וייעודי לתפקיד שאליו מתמיינים.

מבחן זה נועד לדמות יום שגרתי במשרד, בו אחד האתגרים הניהוליים הוא הצורך לעמוד בשינויים המתרחשים לעתים תכופות. במבחן מתבקש המועמד לבצע מטלות שוטפות, כאשר במקביל נכנסות עוד ועוד מטלות חדשות, תלונות וגורמים מסיחים אחרים.

בגרסה ה"קשיחה" של המבחן ניתנת למועמדים ניירת ובה משימות שונות (לרוב ערמת מכתבים), בדומה לתכתובת שעל שולחן המנהל, כאשר לאורך המבחן יינתנו למועמד משימות נוספות. בגרסאות מסוימות המבחן הינו אינטראקטיבי ולמועמד ייגשו "עובדים" עם תלונות או משימות דחופות שיהיה עליו לטפל בהן, והטלפון שיונח על שולחנו יצלצל ללא הרף.

בגרסה הממוחשבת של המבחן, יקבל המועמד מיילים ובהן משימות שונות, ויהיה עליו לדרג את מידת דחיפותן ולהשיב כיצד ינהג לנוכח הופעתן של מטלות חדשות.

בסוף המטלה ייתכן שהמועמד יישאל שאלות נוספות, כמו: מדוע החליט לפעול דווקא כך, האם הפתרון שהוצע הוא היעיל ביותר, האם היה בוחר לפעול אחרת ועוד.

ככלל, במבחן זה על המועמד לבדוק את המידע המוצג בפניו ולהחליט מה הן הפעולות שיש לנקוט לגבי כל אחת מהמטלות במסגרת זמן נתונה. משימה זו מבוצעת על ידי כל מועמד באופן אישי – הוא פועל ומחליט בכוחות עצמו כיצד לטפל בחומר המוגש לו, מבלי להתייחס לאופן הטיפול של מועמדים אחרים. כדאי לדעת שמבחן "דואר נכנס" נמצא כבעל פוטנציאל רב לניבוי הצלחה בתחום הניהול והאדמיניסטרציה.

במבחן זה קיימים ארבעה ממדי הערכה מרכזיים:

1. תכנון וארגון: המעריכים יבחנו את סדרי העדיפויות של המועמד, את יכולתו להבחין בין עיקר לטפל, את האופן בו הוא מאציל סמכויות ואת יכולתו לפעול בצורה מתוכננת, מאורגנת ומסודרת.
2. תקשורת בכתב: המעריכים יבחנו את יכולת הניסוח של המועמד, את יכולתו להציג נושא בכתב ואת סגנון התקשורת שלו עם אנשים.
3. איכות פתרון הבעיה: המעריכים יתבוננו על האופן בו פתר המועמד את המבחן ויעריכו תכונות כדוגמת מקוריות, מעשיות ועמידה בלחצים.
4. יכולת הבנת בעיות: בממד זה נבחנת הראייה הכוללת של הנבחן, יכולתו לחלק מידע לאשכולות, להעמיק בחומר מסוים ולהכליל מידע ונתונים.

כדאי לזכור שרק משימות אקוטיות ובהולות הן כאלה שמצריכות הפסקה מיידית של העבודה. משימות שאינן כאלה יכולות לסבול דיחוי. זכרו תמיד שהפסקת העבודה לשם טיפול במשימות שאינן דחופות לא רק תקטע לכם את רצף העבודה, אלא גם תתפרש כחוסר יכולת לארגן נכון את הזמן ואת המשימות הניצבות על שולחנכם.

תרגול מספר 1
אתה סגן מנהל מחלקת משאבי אנוש במפעל "פרג" לייצור שבבים אלקטרוניים. מעבר לעבודתך השוטפת, אתה משמש כמנהלם הישיר של העובדים במחלקה, וכפוף למנהל המחלקה ולמנהלת המפעל. לפניך מספר משימות. בכל אחת מהן, עליך לתעדף את חשיבות המשימה או לבחור את האופן בו תנהג מבין האפשרויות המוצעות.

1. בתיבת הדואר האלקטרוני שלך התקבל המייל הבא. קרא/י אותו ודרג/י את רמת הדחיפות בטיפול בו:

ישנם מרכזי מיון בהם במקום לאפשר מענה בפורמט "רב-ברירה", תתבקשו לכתוב במילותיכם כיצד תנהגו. בפורמט כזה תיבחן יכולת ההבעה בכתב שלכם כמו גם מידת היצירתיות שלכם.

תרגול מספר 2
הנך מנהלת מחלקת ייצור במפעל "גמא" לייצור בגדים.

להלן עשר משימות שבהן עליך לטפל. חלקן התקבלו בדואר האלקטרוני וחלקן קורות בזמן אמת. לרשותך רבע שעה כדי לכתוב במילותיך כיצד היית נוהגת: באילו משימות היית מטפלת קודם ומדוע? אילו משימות סובלות דיחוי?

1. מנהל מחלקת כוח אדם רוצה לדון איתך על גיוס עובדים חדשים למחלקה.
2. מנכ"ל המפעל שלח דואר בו הוא מבקש לשוחח איתך בטלפון.
3. מזכיר המפעל מבקש לדעת האם תגיע מחר לישיבת הצוות.
4. תקלה באחת המכונות גורמת לעיכובים בהוצאת הזמנות ללקוחות.
5. סגנך האישי מבקש לעבור תפקיד.
6. מנהלך הישיר מבקש ממך לשלוח אליו את סיכום הישיבה האחרונה.
7. עובד מחלקה שלך מבקש לצאת לחופשה בת יומיים בעוד שבועיים.
8. מזכיר המחלקה נכנס למשרדך ומבקש להעביר אליך שיחת טלפון מלקוח כועס.
9. מזכיר המנכ"ל מעוניין לכנס ישיבה בשבוע הבא ומבקש ממך להכין מצגת עם נתוני המכירות
לחודש זה.
10. לקוח חדש מבקש לבטל את ההזמנה המתוכננת לחודש הבא.

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

הצעה לפתרון
במשימה זו עליכם ראשית לזכור את תפקידכם: אתם מנהלי מחלקת ייצור. פירוש הדבר שקיימים עובדים הכפופים לכם ומספר מנהלים להם אתם כפופים. כמו כן, יש לזכור שכאשר מזכיר פונה אליכם, הוא במרבית המקרים מהווה מעין "שלוחה" של מנהליכם, ולכן הנחיות / משימות המגיעות ממנה מהוות למעשה בקשות ממנהליכם.

במקרה הנוכחי, עליכם לבחון:

1. אילו משימות מצריכות מכם זמן ופניות, ובתוכן לבחון אילו בהולות ומצריכות טיפול מיידי, ואילו וסובלות דיחוי.

2. מאילו משימות ניתן להיפטר תוך שניות בודדות ובכך להפחית את העומס על שולחנכם.

יש לציין כי בתוך המשימות שאינן דחופות ייתכן שתהיה שונות באופן התעדוף של אנשים שונים, והדבר ייחשב ללגיטימי בעיניי המגייסים, כל עוד אופן הדירוג מנומק בצורה ברורה. במילים אחרות, אין דרך אחת בלבד לפתור את המטלה, אך עליכם לדעת להפריד בין עיקר לטפל ולזהות את המשימות הבהולות, ואליהן להתפנות תחילה.

הצעה רצויה לפתרון יכולה להיות למשל כזו:
"מבין כלל המטלות המוטלות עליי, המשימות הדחופות ביותר הן משימות מספר 4 (תקלה במכונה) ו-8(שיחה מלקוח כועס). מבין שתיהן, המשימה שהטיפול בה הוא הבהול ביותר הוא הטיפול בלקוח הכועס הממתין על הקו, ולכן זו המשימה שאתפנה אליה תחילה. לאחר מכן אפנה לטפל במכונה התקולה המעכבת את ייצור ההזמנות ללקוחות. המשימה הבאה בה אטפל היא מענה למזכיר המבקש לדעת האם אגיע לישיבה (משימה 3). מדובר בפעולה הנמשכת שניות בודדות ולכן אשיב לו ואסיר אותה מסדר יומי. כעת אעבור למשימות שנחשבות לחשובות אך לא בהולות. הראשונה שבהן היא משימה 2 - שיחה עם מנכ"ל המפעל, שכן הוא אינו מנהלי הישיר אלא מנהל מדרג גבוה יותר, ואם הוא מבקש לשוחח עמי באופן אישי, סביר כי הנושא חשוב. לאחר מכן אפנה לשוחח עם הלקוח המעוניין לבטל את ההזמנה (משימה 10) משום שייתכן שהזמנה זו תצא לפועל בימים הקרובים ועליי לברר האם יש לבצעה או לא. המשימה הבאה בה אטפל תהיה הכנת מצגת עם נתוני המכירות (משימה 9) שכן על המצגת להיות מוכנה לקראת השבוע הבא ומוטב לא לדחות את הכנתה לרגע האחרון. לאחר שאסיים את הצגת המצגת אשלח למנהלי את סיכום הישיבה האחרונה (משימה 6), שכן אין מדובר במשימה בהולה, אך מנהלי הישיר ממתין לסיכום, ולכן יהיה עליי לשלוח אותו אליו בהקדם. המשימה הבאה אליה אתפנה תהיה שיחה עם סגני האישי (משימה 5). אין מדובר במשימה דחופה במיוחד, אולם מדובר בסגני אשר סביר שמסייע לי מאוד ושעבודתו תורמת לעבודתי ולתפקוד המחלקה, ועל כן משימה זו תדורג לקראת הסוף, אך לא האחרונה. לאחר מכן אפנה לשוחח עם מנהל מחלקת כוח אדם בנוגע לגיוס עובדים חדשים (משימה 1). משימה זו אמנם חשובה לתפקוד המחלקה עליה אני ממונה, אך מדובר במנהל מחלקה המקבילה לזו שלי, ואינו מנהלי הישיר. כאשר אסיים עם המשימות הדחופות יותר אתפנה לדון עמו בנושא זה. המשימה האחרונה אליה אתפנה תהיה משימה 7 – מענה לעובד המבקש לצאת לחופשה. החופשה המבוקשת היא בעוד שבועיים, ולכן אין שום דחיפות בטיפול בבקשתו והוא יוכל להמתין מספר שעות עד שאתפנה אליו.